O nome do arquivo deve ser dado antes de começar o processo de digitalização. Ele deve ser um conjunto de informações que identifique unicamente aquela imagem. O nome do arquivo deve incluir o nome da coleção ou unidade assim como o número da imagem, mais a extensão apropriada (.gif, .jpg, .tif). Os nomes dos arquivos não podem,m ter mais de 8 caracteres e não devem incluir espaços ou símbolos tais como. /, ou # etc.
Se o material destina-se a acesso on-line, há necessidade de adicionar equipamento extra para integrar o meio de armazenagem às redes. Para que uma coleção digital seja acessada via WEB, faz-se necessário os serviços de manutenção de rede e suporte, e uma equipe treinada.
O procedimento mais comum para projetos digitais é armazenar as imagens mestre on-line 24 horas. Imagens mestras podem ser vistas mediante solicitação, pessoalmente ou por meio de empréstimos de CDs (EMBRAPA, 2006).
